Organisation von Arbeit

Menschen motivieren, entwickeln und – wie es so schön heißt – „mitnehmen“. Für Führungs­kräfte eine tägliche Herausforderung. Ein Blick auf die Arbeitsorganisation und -gestaltung kann helfen, damit Mitarbeiter die steigende Komplexität der Anforderungen am Arbeitsplatz besser bewältigen, weiß Prof. Dr. Niclas Schaper von der Universität Paderborn.

Prof. Dr. Schaper, was sind alarmierende Anzeichen für eine optimierungsbedürftige Arbeitsplatzorganisation? Worauf muss ich als Führungskraft achten?

Wenn Mitarbeiter äußern, gestresst und stark beansprucht zu sein, beklagen, dass sie nicht mehr mitkommen oder sich nicht mehr erholen können bzw. außerhalb der Arbeit nicht zur Ruhe kommen, sind das deutliche Warnsignale. Ein typischer Indikator dafür ist das Fernbleiben vom Arbeitsplatz, sprich die Krankmeldung. Hinter der stecken häufig psychische Belastungen. Auch eine hohe Fluktuation ist ein Zeichen dafür, dass Mitarbeiter mit den vorherrschenden Arbeitsbedingungen nicht klarkommen. Das sind klare Alarmzeichen, die man ernst nehmen muss. 

Sie führen Mitarbeiterbefragungen in Pflegeeinrichtungen durch und gewinnen Einblicke. Wie bewerten Sie die aktuelle Situation dort?

Bei unseren Befragungen stellen wir häufig fest, dass nicht nur die konkrete Arbeit zur Belastung führt. Oft gibt es Faktoren wie Fusionen oder Umstrukturierungen, die dazu führen, dass die Mitarbeiter verunsichert sind oder sich vom Arbeitgeber entfremden. Oft gibt es Angst um den Arbeitsplatz. Das muss man als Führungskraft ernst nehmen und verständnisvoll damit umgehen.

Und die konkrete Arbeitssituation in diesem Bereich? Inwiefern spielt Arbeitsorganisation eine Rolle? 

Arbeitspsychologisch ist das tatsächlich ein sehr schwieriges Feld. Der Arbeitsdruck bei den Pflegekräften ist vielerorts enorm hoch. Das liegt häufig daran, dass man zusätzliche Aufgaben machen muss, etwa aufwendige Pflegedokumentation, bei gleichzeitig hohem Krankenstand und allgemeiner Fluktuation in der Belegschaft. Hinzu kommt, dass die Arbeit – betrachtet man den hohen Aufwand und die gesellschaftliche Bedeutung – gering entlohnt wird. Noch dazu stellen pflegebedürftige Menschen eine ganz besondere Klientel dar. Jeder hat individuelle Bedürfnisse. Das macht die Arbeit sehr komplex sowie physisch und psychisch anspruchsvoll. Dadurch kann tatsächlich ein enormer Druck entstehen. 

Habe ich bei dieser Sachlage überhaupt eine Chance, meine Mitarbeiter zu erreichen? 

Die Antwortet lautet erfreulicherweise: ja. Es gibt eine aktuelle Dissertation hier an unserem Lehrstuhl, die anhand eines Modells versucht, die Situation von Pflegekräften in Krankenhäusern oder bei ambulanten Pflegeeinrichtungen abzubilden. Die konkrete Fragestellung dahinter ist: Wie gehen Pflegekräfte mit Belastung und Beanspruchung um und was gibt es für Faktoren, die diese Einflüsse abfedern können?

Zu welchen Erkenntnissen kommt diese wissenschaftliche Arbeit? 

Dass man das Engagement eines Mitarbeiters nicht unterschätzen darf. Da geht es viel um intrinsische Motivation und das Erleben von Kompetenz bei den täglichen Aufgaben. Also: Wenn ich im Rahmen meiner Arbeit das Gefühl habe, selbstwirksam zu sein, dann kann ich auch schwierige Arbeitsbedingungen kompensieren, sozusagen besser damit umgehen. Diese Arbeitnehmer fühlen sich in der Regel ausreichend qualifiziert, erkennen einen Sinn in ihrer Arbeit und ziehen daraus ein starkes Selbstbewusstsein. 

Zu welchen Erkenntnissen kommt diese wissenschaftliche Arbeit noch? 

Die Dissertation zeigt auch, dass es zwei Arten von Arbeitsanforderungen gibt: solche, die den Charakter von Herausforderung haben, also zum Beispiel Arbeitsdruck oder Komplexität. Und wiederum solche, die klar als belastend erlebt werden, etwa ständiges Gestört- und von der eigentlichen Arbeit Abgehaltenwerden, zum Beispiel durch Tätigkeiten, die mit der eigentlichen Arbeit nichts zu tun haben. Ein Stichwort hier ist zum Beispiel übertriebene Bürokratie. Wenn ich es als Führungskraft schaffe, zu identifizieren, was die Mitarbeiter belastet und überbeansprucht, und Lösungen finde, kann ich einen Rahmen für eine funktionale und motivierende Arbeitsorganisation gestalten, in der Menschen gerne wirksam werden.

Das klingt nach einem wünschenswerten Zustand, auch, weil diese Mitarbeiter dann vermutlich sehr mündig auftreten und bereit sind, eigenständige Entscheidungen zu treffen. Wie kann ich das als Führungskraft fördern?

Als Führungskraft muss ich dafür sorgen, dass die Arbeitsgestaltung für die Mitarbeiter Spielraum für eigenständiges Handeln und Entscheiden lässt. Außerdem sollte ich meinen Mitarbeitern ausreichend und kontinuierlich Feedback zu ihrer Arbeit geben. Kommunikation und soziale Unterstützung sind ganz wichtig. Ist das vorhanden, entwickeln die Menschen so etwas wie Arbeitszufriedenheit. Sie sehen sich in der Lage, die täglichen Herausforderungen zu bewältigen, entwickeln ein Commitment zur Gesamtorganisation und ihren Zielen und Werten. Wenn dadurch Arbeitsaufgaben oder -abläufe effizienter gestaltet werden oder flexibler auf Anforderungen reagiert wird, kann das sogar wirtschaftliche Effekte bringen. Eine durch und durch positive Dynamik also.

Wie sieht es denn mit anderen Branchen aus, etwa für ein Team in einer Großwäscherei?

Tatsächlich können die Punkte, die ich skizziert habe, auf fast jeden beruflichen Bereich angewendet werden. Es kommt letztlich immer darauf an, dass die Arbeit so organisiert wird, dass sie herausfordert, aber möglichst, ohne zu dauerhaften Belastungen und Überbeanspruchungen zu führen. Auch in Berufen, die vermeintlich simpler erscheinen, braucht es Handlungsspielräume für die Mitarbeiter. Eine gewisse Vielfalt und Abwechslung sowie die Möglichkeit, mitgestalten zu können, hilft, damit Mitarbeiter die Arbeit als positive Herausforderung wahrnehmen und es ein Gefühl des „Gebrauchtwerdens“ gibt, ein Gefühl „meine Aufgabe ist wichtig“.

Wie kann ich das als Führungskraft erreichen?

Dazulernen bzw. arbeitsbezogene Qualifizierung durch informelles Lernen spielen da zum Beispiel eine wichtige Rolle. Es sollte Formen des Austausches geben, um die eigenen Arbeitsabläufe zu optimieren, etwa durch Feedback von Kollegen, vom Vorgesetzten selbst oder die Förderung von effektiveren Kenntnissen und Fähigkeiten durch multimediale Angebote. Gerade die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, Mitarbeiter in der Entwicklung der Arbeitsorganisation mitzunehmen. Die RFID-Chips in Großwäschereien sind da ein gutes Beispiel. Mitarbeiter können mitwirken, damit durch Technologie Abläufe – auch für sie selbst – sicherer, besser und effizienter werden. Gleichzeitig haben sie die Möglichkeit, Einfluss darauf zu nehmen, dass sinnstiftende Elemente der Arbeit und solche, die den Spaß am Job ausmachen, erhalten bleiben. 

 
Der Experte

Prof. Dr. Niclas Schaper ist Inhaber des Lehrstuhls für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Paderborn. Im Rahmen seiner Arbeit steht er regelmäßig in Kontakt mit Führungskräften und Arbeitnehmern und betrachtet u.a. das psychische Erleben von Arbeitsorganisationen.

Die Forschung

Arbeits- und Organisationspsychologie:  
Die Arbeitspsychologie betrachtet das Verhalten und Erleben von Menschen am Arbeitsplatz sowie einer motivierenden und entwicklungsförderlichen Arbeitsgestaltung. Die Organisationspsychologie wiederum beschäftigt sich mit der Wechselwirkung zwischen Individuen und Organisationen sowie dem Verhalten des Menschen in einer Gruppe. 

Ziel dieser Fachrichtung ist u. a., Analysen von problematischen und verbesserungsbedürftigen Arbeitsplätzen und Zuständen in Organisationen durchzuführen, Empfehlungen für Optimierungen der Arbeitsabläufe auszusprechen, dabei zu unterstützen, diese zu etablieren, und so ökonomische Leistungen zu optimieren. Unser Interviewpartner Prof. Dr. Schaper ist darüber hinaus auf Aspekte der Personalentwicklung sowie Mitarbeiterförderung spezialisiert. Auch beschäftigen ihn Themen rund um die Digitalisierung von Arbeit sowie das Thema modernes Führungsverhalten und Führungskultur.